Månedsavslutning: fra bokførte bilag til tall du kan stole på.

Bestem hva rapporten skal brukes til

Trenger ledelsen en tidlig oversikt over salget, et resultat per prosjekt eller et grunnlag for neste styremøte? Ulike beslutninger stiller ulike krav til hvor ferdig regnskapet må være. Avtal formålet før dere bestemmer rapporteringsdatoen.

En foreløpig rapport kan være nyttig hvis usikkerheten er tydelig. Problemet oppstår når en rapport ser endelig ut, mens vesentlige kostnader eller korrigeringer fortsatt mangler. Bruk en felles forståelse av hva «klar» betyr.

Gi dokumentasjonen en fast plass i arbeidsflyten

Bilag som blir liggende i innboksen eller hos en godkjenner, forsinker hele perioden. Avtal når fakturaer, utlegg, timer og andre opplysninger skal være levert, og hvordan mangler blir fulgt opp.

Et digitalt regnskapssystem kan vise at en faktura er mottatt. Det forteller ikke nødvendigvis at noen har vurdert leveransen eller riktig prosjekt. Den som kjenner kjøpet, må fortsatt bidra til at opplysningene blir korrekte.

Kontroller at saldoene kan forklares

Avstemming handler om å undersøke om regnskapet stemmer med grunnlaget. Bank er et enkelt eksempel: saldoen i regnskapet sammenholdes med kontoutskriften, og differanser undersøkes. Andre poster trenger annen dokumentasjon.

Altinn beskriver kravet til dokumentasjon av vesentlige balanseposter ved årsavslutningen. For den løpende oppfølgingen bør bedriften og regnskapsføreren avtale hvilke kontroller som gjøres gjennom året, hvor ofte og av hvem.

• Bank og betaling: Er inn- og utbetalingene registrert og forklart?
• Kunder og leverandører: Er åpne poster riktige, og hvem følger dem opp?
• Lønn og offentlige oppgjør: Henger regnskapet sammen med grunnlaget og rapporteringen?
• Periodisering: Mangler det inntekter eller kostnader som gjelder perioden?

Et eksempel: kostnaden som kommer senere

Tenk deg at bedriften mottar en leveranse i september, men fakturaen først kommer i oktober. Hvis ledelsen leser septemberrapporten før dette er vurdert, kan resultatet fremstå bedre enn den underliggende driften tilsier.

Spørsmålet er derfor ikke bare om alle mottatte fakturaer er bokført. Det er også om bedriften kjenner til leveranser eller andre forhold som må tas hensyn til i perioden. Her er dialogen med innkjøp, prosjektledere og ledelse viktig.

Eksemplet er forenklet. Den konkrete regnskapsføringen må vurderes ut fra dokumentasjon, vesentlighet og reglene som gjelder for virksomheten.

Hold møtet kort og oppfølgingen konkret

Når rapporten er klar, kan et fast møte ta utgangspunkt i tre spørsmål: Hva har endret seg? Hva forklarer endringen? Hva skal vi gjøre med det? Begynn med de største eller mest uventede avvikene.

Noter tiltak, ansvarlig og tidspunkt for oppfølging. Det kan være å avklare en prosjektkostnad, undersøke en utestående faktura eller oppdatere likviditetsprognosen. Neste møte starter med om tiltaket ble gjennomført.

Månedsavslutningen bør gjøre rapporteringen nyttig mens det fortsatt er mulig å handle. Det krever både faglig kontroll og en arbeidsflyt som folk klarer å følge.